Innehåller annonslänkar. Office World kan få ersättning om du köper via länkar i artikeln.
Ett nytt kontor är mer än fyra väggar och ett hyresavtal. Den dag ni flyttar in märks det snabbt vad som saknas: skrivaren har inget papper, det finns inga pennor i mötesrummet, kaffet tog slut redan efter lunch och ingen vet var toalettpappret ska beställas ifrån. Den här guiden är en komplett lista över det ett företag behöver beställa till kontoret – från kontorsmaterial och toner till fikarum, städ, ergonomi och datortillbehör – och hur ni kan samla inköpen hos en leverantör som Office Store.
Listan passar både er som just har hittat en ny lokal och er som har suttit på samma adress i flera år men vill få bättre ordning på inköpen. Står ni mitt i en flytt kan ni gärna kombinera den med vår checklista för kontorsflytt.
Varför det lönar sig att planera kontorsinköpen
De flesta företag köper förbrukningsvaror lite här och där: en kartong papper i en butik, kaffe i matbutiken, pennor som någon tar med hemifrån. Det fungerar i början, men ger snabbt tre problem. Kostnaderna blir svåra att följa, kvittona sprids ut och saker tar slut vid fel tillfälle. Genom att i stället ha en inköpslista, en ansvarig person och en huvudleverantör blir inköpen en rutin som sköter sig själv.
Ett bra upplägg för många små och medelstora företag är att lägga en samlad beställning en gång i månaden. Då får ni färre fakturor och färre leveranser att ta emot, och det blir lättare att nå gränsen för fri frakt.
Checklista: det här behöver kontoret
Nedan går vi igenom de vanligaste kategorierna. Alla företag behöver inte allt, men listan fungerar som en utgångspunkt när ni sätter ihop er egen standardbeställning.
1. Kontorsmaterial och skrivbordstillbehör
Basen på varje arbetsplats. Räkna med några olika sorters pennor per person och ett litet lager i förrådet.
- Kulspetspennor, blyertspennor, överstrykningspennor och märkpennor
- Anteckningsblock, anteckningsböcker och post-it-lappar
- Pärmar, plastfickor, register, mappar och hängmappar
- Häftapparat, häftklamrar, hålslag, gem, tejp och sax
- Brevkorgar, pennställ, skrivunderlägg och kuvert
- Etiketter och märkmaskin för arkiv och förråd
Office Store anger att de har över 1 200 produkter bara inom skrivbordstillbehör, så det går att hitta både enkla basvaror och lite snyggare designade tillbehör för receptionen.
2. Papper, bläck och toner
Kopieringspapper är det som tar slut snabbast på de flesta kontor. Köp i hel kartong i stället för enstaka paket – det blir billigare per ark och ni behöver beställa mer sällan. Tänk också på:
- A4-papper i rätt vikt för skrivaren (80 g är standard för vardagsutskrifter)
- Hålat papper om ni arkiverar i pärmar
- Toner och bläckpatroner som passar just era skrivarmodeller
- Kuvert, adressetiketter och fönsterkuvert för utskick
Skriv upp modellnumret på varje skrivare och den toner som passar, och lägg listan där den som beställer hittar den. Office Store har enligt egen uppgift över 1 100 pappersprodukter och över 4 400 produkter inom bläck och toner, så det mesta finns, både originaltoner och alternativ.
3. Kaffe, fika och fikarum
Fikarummet är ofta kontorets viktigaste mötesplats, och tomma kaffeburkar märks direkt. En bra grundbeställning innehåller:
- Bryggkaffe, espressobönor, automatkaffe eller kapslar beroende på maskin
- Te, snabbkaffe, socker och mjölk eller havredryck
- Kaffefilter, muggar, glas, tallrikar och bestick
- Engångsartiklar och servetter till möten och kundbesök
- Kakor, choklad eller annat fikabröd för fredagsfikat
I Office Stores kategori för kaffe, fika och servering finns kaffe från bland annat Löfbergs, Gevalia och Zoégas, men också termosar, vattenkokare, brickor och kylskåp om fikarummet ska utrustas från början.
4. Städ, hygien och förbrukning
Toalettpapper, handtvål och pappershanddukar är saker som ingen tänker på förrän de är slut. Gör dem till en fast del av månadsbeställningen:
- Toalettpapper och torkpapper som passar era dispensrar
- Flytande handtvål och handdesinfektion
- Allrengöringsmedel, diskmedel, disktrasor och svampar
- Soppåsar, sopsäckar och papperskorgar
- Skärmrengöring och våtservetter för tangentbord och telefoner
Städ och hygien är Office Stores största kategori med över 5 800 produkter, och där finns professionella märken som Tork. Har ni extern städning kan det vara smart att stämma av med städfirman vad de tar med sig och vad ni själva ska hålla i lager. Läs mer om upplägget på vår sida om kontorsstädning.
5. Ergonomi och kontorsmöbler
En bra arbetsställning är en investering i både hälsa och produktivitet. Det behöver inte innebära en total ominredning – ofta räcker några riktade inköp:
- Kontorsstolar med justerbar sitthöjd, svankstöd och armstöd
- Höj- och sänkbara bord eller skrivbordsstativ för att kunna växla till stående
- Ståmattor, balansplattor, sittbollar och balanspallar
- Fotstöd, handledsstöd och dokumenthållare
- Förvaring som lådhurtsar, förvaringsboxar och hyllor
Office Store har en egen avdelning för kontorsinredning med stolar och ergonomiprodukter från märken som Topstar, Lanab och Swedish Posture. Låt gärna medarbetarna prova och tycka till innan ni köper in större volymer.
6. IT- och datortillbehör
Datorerna sköts ofta av en IT-leverantör, men tillbehören hamnar inte sällan mellan stolarna. Se till att det finns:
- Möss, tangentbord och musmattor – gärna ergonomiska varianter
- Bildskärmsarmar och laptopställ
- HDMI- och DisplayPort-kablar, USB-adaptrar och laddkablar
- Webbkameror och headset för digitala möten
- USB-minnen, externa hårddiskar och kabelhållare
- Tryckluft och rengöringsdukar för skärmar och tangentbord
Ett litet lager av reservkablar och adaptrar i mötesrummet sparar mycket tid när en kund ska koppla in sin dator.
7. Förpackning och post
Skickar ni varor, avtal eller kundgåvor behövs ett enkelt packbord:
- Packtejp och tejphållare
- Kartonger, vadderade kuvert och fyllnadsmaterial
- Fraktetiketter och märkpennor
- Kuvert i olika storlekar för vanlig post
8. Möten, planering och presentation
För att mötesrummen ska fungera behövs mer än ett bord och några stolar:
- Whiteboard, whiteboardpennor och sudd
- Blädderblock och block till blädderblocksstativ
- Väggkalendrar och planeringstavlor
- Dokumentförstörare för känsliga papper
Därför kan Office Store passa ert företag
Office Store (officestore.se) är en svensk e-handel för kontorsmaterial och kontorsvaror som drivs av Karlsson E-handel AB. Sortimentet riktar sig till företag, skolor, organisationer och privatpersoner, och på företagssidan anges över 50 000 produkter. Det här är det som gör butiken intressant för ett kontor:
- Allt på ett ställe. Kontorsmaterial, papper, toner, kaffe, städ, ergonomi och datortillbehör finns i samma butik, vilket ger färre leverantörer och färre fakturor.
- Fri frakt från 995 kr. Med en samlad månadsbeställning når de flesta kontor gränsen utan problem.
- Snabb leverans. Enligt Office Store skickas beställningar som läggs före kl. 13 samma dag, och leveranstiden anges till 1–2 arbetsdagar. I köpvillkoren står att normal leveranstid är 2–3 dagar och att beställningar som läggs på helgen skickas tidigast på måndagen.
- Kostnadsfritt företagskonto. Som registrerad företagskund handlar ni mot faktura med 30 dagars betalningsvillkor.
- Snabborder via CSV. Ladda upp en fil med artikelnummer och antal direkt i kassan, vilket är smidigt för återkommande beställningar.
- Rabattavtal för större volymer. Företag som handlar för större belopp per år kan få ett individuellt rabattavtal.
- Prioriterad kundservice för företagskunder, till exempel vid leveransuppföljning, returer och specialbeställningar.
Priser och villkor kan ändras, så kontrollera alltid aktuella uppgifter direkt i butiken innan ni beställer. Ni kan skapa ett företagskonto hos Office Store på någon minut.
Så bygger ni en smart beställningsrutin
Utse en ansvarig
Låt en person – kontorschef, receptionist eller någon på administrationen – äga inköpslistan. Den personen håller koll på lagret, samlar in önskemål och lägger beställningen.
Skapa en standardlista
Gör en lista över det ni beställer varje månad med artikelnummer och ungefärliga antal. När listan väl finns kan den sparas som en CSV-fil och laddas upp vid varje beställning.
Ha ett litet buffertlager
För varor som absolut inte får ta slut – toalettpapper, kaffe, papper och toner – är det värt att ha minst en extra förpackning i förrådet. Beställ nytt när bufferten börjar användas, inte när hyllan är tom.
Följ upp kostnaderna
Med en huvudleverantör och samlade fakturor blir det lätt att se vad kontoret faktiskt kostar per månad i förbrukning. Det är ett bra underlag inför budgeten, och för förhandlingar om rabatt om volymerna växer.
Kontoret först – sedan inredningen
Inköpslistan blir enklare när lokalen är rätt från början. Letar ni fortfarande efter ett nytt kontor kan ni se aktuella lediga lokaler hos Office World och jämföra läge, storlek och hyra. Och behöver ni hjälp med allt runt omkring – från städning till flytt – hittar ni fler tips bland våra företagstjänster.
När lokalen är klar och listan ovan är bockad är kontoret redo för arbetsdagen. Börja med de förbrukningsvaror som tar slut snabbast, bygg sedan på med ergonomi och möbler i lugnare takt, och samla gärna allt i en rutin hos Office Store.
Kommentarer